第一章 总 则
第一条 为适应现代企业对档案管理的要求，提高档案的利用效率,使档案管理工作逐步走向制度化、规范化。根据《中华人民共和国档案法》及《陕西省档案管理条例》等有关规定，结合公司实际，制定办法。
第二条 办法所指档案包括文书档案和印章档案。文书档案是指公司及所属各公司在各项工作活动过程中形成的各种门类和载体的记录。印章档案是指公司及所属各公司在工作活动中形成的，失去现行效用的印章，是一种具有特殊载体形态并有特殊保存价值的档案。
办法所指档案不包括专业类档案，如科技档案、财务档案、人事档案等。
第二章 管理及职责
第三条 公司档案管理坚持集中管理与分散整理相结合的原则，按照统一领导、分级管理、部门立卷的方式进行。
第四条 公司行政工作部对所属各公司档案管理工作负有指导、管理、检查和业务培训的职责，同时承担公司档案管理的具体工作。
第五条 公司所属各公司负责公司的档案管理工作。各公司配备专职或兼职档案管理人员，承担公司的档案管理工作，并保持人员的相对稳定。
第六条 档案管理人员的主要工作职责：
（一）贯彻执行国家有关档案管理法律法规和规章制度，建立公司档案工作各项管理制度。
（二）指导公司部门文书立卷人员做好文件资料、归档印章的收集、整理工作。
（三）负责公司档案的管理和利用工作，并按有关规定做好档案移交和销毁工作。
（四）负责档案库房内务管理，确保档案完整、安全。
第七条 公司及所属各公司的职能部门是公司档案立卷的责任主体。档案的初期收集、整理工作由部门确定的文书立卷人在部门完成。
第八条 部门文书立卷人员的主要工作职责：
（一）收集、整理部门文件资料、归档印章，定期移交归档。
（二）协助联合发文部门做好文件资料归档工作。
第三章 归档标准
第九条 文书材料的归档范围
（一）反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司发展和历史研究具有参考利用价值的文件资料。
（二）公司工作活动中形成的在维护国家、公司和职工权益等方面具有凭证价值的文件资料。
（三）公司需要贯彻执行的上级机关、同级机关制发的文件资料；指导所属单位的文件材料；所属单位报送的重要文件资料。
（四）其他对公司工作具有考查利用价值的文件资料。
第十条 文书材料的不归档范围
（一）上级机关的文件资料中，普发性不需要公司办理的文件材料，任免、奖惩非公司工作人员文件材料，供工作参考的抄送等。
（二）公司文件资料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性职工群众来信、电话记录，各部门相互抄送的文件材料，公司参加非主管单位召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考利用价值的文件材料。
（三）同级部门的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。
（四）下属公司的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
第十一条 凡属公司归档范围的文件材料，各部门必须按有关规定向公司行政工作部移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第十二条 印章的归档范围
公司通过正式文件废止使用的印章：
（一）公司的党政公章、法人印章。
（二）公司各部门、下设机构的部门(机构)印章。
（三）公司各类专用章。如财务专用章、合同专用章等。
（四）人名章(会计、出纳等专门业务需要刻制的印章)。
（五）公司根据需要，经审批，刻制的具有保存价值的其它印章。
第十三条 不归档印章的管理
（一）不归档范围：严重破损的印章；一般事务性工作(收发文等)使用的印章。
（二）不归档印章在新印章启用后，由使用部门将其交由公司档案管理部门统一销毁。
第四章 文件资料的整理
第十四条 文件资料整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。
第十五条 公司文书档案保管期限定为永久、定期两种。定期分为30年、10年。
（一）永久保管的档案主要包括：
1.公司设立、合并、分立、改制或其他变动过程中形成的文件材料，公司董事会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料；
2.公司资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、租赁、变更、保护等凭证性文件材料，对外投资文件材料；公司基本金核算、确认、划转、变更等文件材料；
3.公司发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文件材料；
4.公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
5.公司组织实施的重大项目，勘查或建设工程、编制的中长期发展规划等重要文件材料；
6.公司关于重要问题向上级机关的请示、报告、报表及上级机关的批复、批示、复函等文件材料；
7.公司机构演变、人事任免、职称评聘等人力资源管理的重要文件材料；公司涉及职工权益的其他重要文件材料；凯发k8官网入口的文化建设文件材料；
8.公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
9.公司与有关单位正式签订的合作协定、协议、补充协议、议定书等重要文件材料；
10.上级机关制发的属于公司主管业务的重要文件材料和需要公司办理的重要文件材料；
11.同级机关、所属单位关于重要业务问题的报告、来函、请示与公司的复函、批复等文件材料。
12.公司在出国或出境考察、参加国际会议，接待来访等外事活动中形成的文件材料。
13.公司党群工作、经营管理工作的重要文件材料；
（二）定期保管的档案主要包括：
1.公司职能活动中形成的一般性业务文件材料；公司资本金管理、资产管理、涉及职工权益的一般性文件材料；
2.公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
3.公司人事管理工作中形成的一般性文件材料；
4.公司与其他单位形成的一般性合同、协议等文件材料；
5.公司关于一般性问题的请示、报告与上级机关给予的批复、批示、复函，一般性工作报告、总结、统计报表等；
6.上级机关制发的属于公司主管业务的一般性文件材料；
7.上级机关和同级机关制发的非公司主管业务但要公司贯彻执行的文件材料；
8.所属单位关于一般性业务问题的请示、报告、来函与的批复、复函等文件材料；
9.公司所属单位、各部门工作或专项工作规划、总结、统计、重要专题报告和年度、半年、季度、月份计划、总结等文件材料；
10.公司参加国家和社会活动的一般性文件材料；公司接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料。
第十六条 公司应归纸质文件材料中，有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的，应与文件正本，定稿一并归档。
第十七条 公司对应归档电子文件的元数据，背景信息等要进行相应归档，各部门应协助行政工作部做好电子文件的归档工作。
第十八条 办公自动化系统产生的文件属于归档范围的，应通过系统转移到档案管理系统中按本规定要求进行整理归档，审核无误后，打印形成纸质材料归档。
第十九条 归档责任。各部门负责收集、整理部门产生、办理的应归档的文件材料，整理相关照片、录音、录像、实物等，并向公司行政工作部移交、归档。
部门联合行文及联合承办重大活动、召开会议形成的文件材料，由主办部门负责归档，协办部门要将有关资料交于主办部门，不得据为已有或拒绝归档。
第十二条 本办法自印发之日起施行，原《档案管理办法》（陕地综发〔2017〕56号）同时废止。
附件：陕西地矿综合地质大队有限公司档案保管期限表
第五章 印章整理
第十八条 印章档案由公司档案管理部门集中统一管理或移交上级公司档案管理部门，任何个人和部门不得据为已有。
第十九条 归档时间
（一）印章档案实行即时归档。即在印章废止使用或新印章启用后，旧印章即刻进行归档。
（二）旧印章在废止使用后，如公司在业务过渡期间需使用旧印章进行业务衔接时，须制作旧印章印模先行归档备案，待衔接业务完成后将旧印章进行归档。
第二十条 归档要求
（一）上级公司配发的党政公章和法人印章，由公司档案管理部门收集整理，移交上级公司归档。
（二）公司各职能部门印章、专用印章、公司自行刻制的具有保存价值的其它印章，由部门移交公司档案管理部门归档。
第二十一条 印章整理
（一）印章整理应遵循其形成规律，坚持集中分类、区分价值、便于保管利用的原则。
（二）整理要求：印章档案单独设类，集中保管。
（三）保管期限：印章档案保管期限分为永久类和定期类(15年)。
永久类—公司对外行文使用的党政公章、法人章，及其办事机构(行政工作部)印章。
定期类—公司内设部门或下设公司和业务工作印章。
（四）排序：印章档案按公司--内设部门或下设公司--保管期限--枚号顺序逐盒排列。
（五）档号：印章档案整理完毕后在印章盒上编制档号，以固定排序位置。
印章档案的档号由“印章档案代号”、“保管期限代号”、“部门或下设公司”和“印章枚号”等组成，用汉语拼音字母、阿拉伯数字及连接号“--”混合编制。格式：印章档案代号--保管期限代号--部门或下设公司代号--印章枚号。
印章档案代号：使用汉语拼音字母“yz”代表“印章档案”。保管期限代号：使用汉语拼音字母“yj”代表“永久”；使用汉语拼音字母“dq”代表“定期”。
部门或下设公司代号：以部门名称或下设公司规范化简称每个字的汉语拼音首个字母代表。
印章枚号：根据印章档案在最后一级类目中的排列顺序，用阿拉伯数字按流水方式编制枚号。
（六）目录：印章档案保管目录按档号顺序组织条目，根据保管期限的不同，分别装订成册。
印章档案目录项目—公司、部门(下设公司)、保管期限、枚号、印模、使用起止时间、印材、备注等。
印模—在目录上留取印章印模。
使用起止时间—填写印章启用(或制作)和失效的时间。
印材—填写印章的制作材料。如：铜、橡胶、有机玻璃等。
（七）装盒：相同保管期限的印章，依印章排列顺序装盒。
盒内印章按从左至右，从上至下的顺序排放。
钢印等特大型印章，直接排列上架。
第二十二条 印章档案盒：归档印章置于规定档案盒具内。档案盒平置叠放。盒内从上到下的排列顺序为：印模单--备考表--印章。
（一）印章档案盒盒盖、盒脊分别填写公司、部门或下设公司、保管期限、起止枚号等项目。
（二）印模单：印模单放置在档案盒内，采用a4型纸张制作，印模在纸张上的排列方式须与该盒内印章档案的排列方式一致，每个印模标注与之相对应的印章档案的档号。
（三）备考表：备考表填写盒内印章档案的数量、完整性、公司、部门或下设公司、保管期限、起止枚号等项目。并签注整理人和整理时间。
第六章 档案移交
第二十三条 部门文书立卷人对上年度形成的文件资料收集整理后，在年度6月底前向公司档案管理部门进行移交归档。
第二十四条 归档移交的要求
（一）文件完整齐全，对已破损的文件给予修补或补救，字迹模糊或易退变的文件给予复制，所使用的书写材料、纸张、装订材料等符合档案保护要求。
（二）归档移交的文件资料符合有关文件标准。文书档案移交时，签发手续、密级、保管期限齐全完整，编号正确。
填写规范归档目录一式三份及电子版，履行交接手续。
第二十五条 接收档案：档案管理部门按归档标准和要求，逐件检查后接收档案。
第七章 管理与利用
第二十六条 档案调（查）阅程序。
（一）调阅审批。
1、调档人员填写调卷审批单；
2、调卷部门领导审核；
3、档案管理部门领导审批。
外公司调档须持凯发k8官网入口的介绍信、个人身份证明等，办理调档审批手续。
（二）手写体档案，仅限于工作人员在场时查阅，不得借离档案室。
（三）借阅时间。档案借阅时间最长为10天，因工作需要不能如期归还的，须经档案主管部门领导批准。
（四）借阅要求。借阅档案材料不得污损、涂改和转借；未经批准，不得摘抄，复印和拍照。
（五）密级档案
1、密级档案不能复印。
2、密级档案不能带出档案室，仅限于档案室内查阅。
3、调阅密级档案须调卷部门领导、档案管理部门领导审核、保密委办公室主任审批。
4、密级档案仅限于公司职工调阅，外公司人员不予调阅。
（六）印章档案仅限于在档案室使用。
（七）现行档案非因公事由不得查阅。
（八）实物档案借阅严格履行调阅手续。声像档案原版原则上不得借离档案室，如有特殊情况，可复制借用。
第二十七条 档案鉴定与销毁。档案鉴定销毁工作由公司分管领导负责组织进行。公司成立由有关部门参与的档案鉴定小组，在对销毁档案审查后，提交档案鉴定报告，经公司主要领导批准后进行销毁。
第二十八条 档案销毁前须登记造册，并由两人以上在指定地点进行监销。档案销毁的清册永久保存。
第二十九条 库藏档案的管理。档案管理人员要定期对库藏档案进行清理核对，确保其完整、准确。同时根据保管期限进行价值鉴定，提出无继续保存价值档案的销毁意见。
第三十条 档案库房管理须符合有关档案管理规定的要求，配备防盗、防火、防潮、防有害生物的必要设施；采取有效措施，防止光射、尘埃、有害气体对档案的危害。
第八章 附 则
第三十一条 在公司档案管理信息化工作实施前，oa系统产生的文件材料转化为纸质材料后，按办法归档管理；档案管理信息化工作实施后，公司将出台相应办法对该类文件材料进行归档管理。
第三十二条 办法适用于公司及所属各公司的档案管理工作。
第三十三条 办法由公司行政工作部负责解释。
第三十四条 办法自印发之日起施行。
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